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#星空云诊所# :物料编码落地执行的秘籍!

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干货:物料编码落地执行的秘籍

1、序言

物料的编码规则编写好,项目组双方将编码文档确认后,是不是编码工作就完成了呢?不是的,这才只是完成了前期的工作,后面还将面临如何给码,谁来给码,给码后如何推广,日常又如何执行的问题,这些问题分二步来看:

一是初始化前:如何将编码规则落地,即怎么整理好物料,谁来整理物料,如何分工,包括物料的名称、规格、计量单位、基本属性、库存属性、生产属性、计划属性等一系列的字段信息收集、整理、导入的问题;

二是初始化正式上线后,日常如何新增物料,谁来新增,谁来审批,如何申请,如何修改字段信息的问题

下面我们来详细阐述这二个问题的处理方式。

1.1 初始化前

1.1.1 谁来给码

编码规则编写好后,还面临着一个按编码规则将公司的物料全部给码的问题,给码的同时,还需要对物料进行规范的名称、规格描述,而顾问给的物料整理模板上,还有其它200多个字段,这些字段要不要整理,谁来整理,都是下一步要解决的问题。

谁来给码,要回答这个问题,还得先明确一件事,哪个部门负责给码?常规的做法是研发&技术部负责具体的给码工作。当然也有特例,甚至有些项目是信息部来统一负责给码的工作。

那具体是谁来给码,是编写物料编码规则的人吗?不一定,有些项目是,大部分不是,而是另一批人来具体给码,谁呢?技术部的文员,并且是专职的,不但前期的编码给码、整理是这几个文员负责,后面物料新增、分配的工作都由这文员专职负责。

专职文员的好处是,可以熟练掌握编码规则,并且知道怎么查询物料,哪些物料是曾经有过新增编码的会有印象。可以减少重复编码、无效编码、避免名称、规格描述不规范的情况。

1.1.2 谁来整理

顾问给的物料整理、导入模板上,有200多个字段,并且是按部门分页签的,有基本、库存、销售、采购、质量、生产、计划属性、计划控制、物料维度等页签,这些字段要不要整理?谁来整理?

很明显,一个物料,这么多字段,要理解这些字段的用处都是一件困难的事,并且这里的有些字段直接会影响后续一些业务的操作,如MRP运算的结果、生产领料等。再根据这些字段的用处去做相应地整理,物料数量少还勉强可以维护,物料数量多,几千、几万,这根本不是一个人,一个小组能完成的。

因此,物料这些字段内容的整理,需要有专业对口的部门来承担,物料编码小组负责主页签的内容,也即基本页签的内容整理,包括名称、规格、物料属性、计量单位等信息。其它页签的内容,编码小组整理完主页签的字段内容后,分别发给对应地业务部门进行整理,营销部门负责整理销售页签的内容,采购部门负责整理采购页签的内容,其它页签也一样,由对口的业务部门整理。

1.1.3 如何分工


物料导入模板,按页签分别划定对口的业务部门负责后,下一步就是分工的问题了。

如何分工?对于物料的整理,分工也就是在各个业务口找对合适的人来负责整理,合适的人是哪些人?很明确,找各个业务口的关键用户,一般在我们定义项目组成员时,对于关键用户的要求就是需要熟悉工厂的产品,有本部门多年的工作经验,同时关键用户一般是业务部门的骨干,相对来说都是熟悉本部门业务的,即使有不清楚的,也知道找对应地人员支持。

但要注意,分工的前提是编码小组已经按编码规则把基本页签的物料整理好后,按新编码规则导出整理好的物料给对应的业务口物料负责人进行整理,业务口的负责人整理好后,编码小组再进行整合,成为一份物料模板导入表,再导入进系统。

1.1.4 如何导入

想要快速地导入物料,前提是按系统物料导入模板要求进行物料的整理,而不是自行设计一份EXCLE表,物料导入模板可以在装备包中找,也可以直接在系统中导出,因系统版本不同,物料的字段会有差别,建议直接在系统中导出最新的物料导入模板,提供给编码小组进行新编码的整理。

物料编码的导入可以是追加和覆盖二种模式,在第一次导入时,可以选择用追加模式,后面新的物料增加,也可以采用追加,如果是物料字段属性的批改后的导入,可以采用覆盖模式。

1.1.5 如何分配

因星空属多组织的系统,在做物料编码规则时,就是基于全集团采用一份物料编码规则的考虑。因此,在物料整理和整理后的导入,都是基于一份物料表的思路进行的。因此,在物料导入后,还存在一个分配的问题。

一般企业,会将完整的物料导入到集团或总公司组织内,集团或总公司作为创建组织在系统中存在,再从集团或总公司将其它组织的物料分配到各自的组织。即使后面日常物料的新增,也同样遵守这样的规则,物料在集团或总公司创建,创建好后,再分配给对应地组织去维护、使用。总之,集团或总公司的物料是最全的,最完整的。

分配需遵守一个原则,谁使用分配给谁,谁的物料分配给谁。不要一个物料,创建后,不作任何区分,分配给系统中全部的组织,这样做会把系统中物料的数据表撑的很大,长期积累后,容易影响物料的查询速度。

1.2 初始化后

1.2.1 物料申请

物料的申请,现在系统中并没有单据支撑,一般的做法是走OA申请或者邮件申请、手工申请的方式。

物料申请时,申请人描述好是什么样的物料,物料的一些基本属性信息,至于物料其它的字段信息,有些公司要求在申请走流程时,各业务口关键用户将属性字段填写好,到最终专职编码人员维护进系统。也有前期申请,只填写基本信息,专职编码人员维护进系统后,再由各业务口根据自己部门的应用情况维护其它页签的字段信息。这二种模式都很常见。

也有客户会专门二开一张物料申请单据,给有需要申请新物料的人员开放权限,填写好基本信息、审核后,再下推成物料,做下一步地操作。

1.2.2 物料新增

物料的新增一般都是由专职的编码人员操作,不允许有需要新物料需求的操作人员都有权限进行物料的新增操作,主要是担心都有新增权限,大家没找到物料,就往系统中增加,而导致重复新增物料。

物料新增要有专职编码人员负责,主要基于三点考虑:

一:专职人员熟悉编码规则,知道物料的名称、规格的描述术语,这样查找起来,不容易遗漏;

二:由专职人员进行编码,可以将需编码的物料,按编码规则统一、规范地给码,避免由于对编码规则的理解不到位,而错误地给码;

三:专职编码人员可以规范地描述物料的名称、规格,这样,形成统一的描述语言后,方便后续物料的查找。

另外物料的新增,如果是单个的新增,可以采购新增复制的功能,找尽可能相类似、已经维护好其它字段属性的物料,采用新增复制,只需修改物料编号、名称、规格,其它字段信息系统会保留被复制的物料字段信息,这样可以省去很多的维护工作量,加速物料的维护。

1.2.3 物料审核

物料新增、审核一般同步,专职编码人员新增物料后,即时审核,不再走审批流,再由其它人员审批。主要因为前面新增环节已经走了流程,审批环节就不再来回折腾。


1.2.4 物料修改

物料的修改有二种场景,一是PLM传递过来需要修改各页签的字段属性,另一种是物料新增环节,未走流程,没有要求其它业务口的人维护物料其它頁签的字段信息,需要各部门关键用户针对物料逐一修改字段属性。

物料修改比较简单的操作,常规的字段修改,直接用物料批改单个进行修改即可,不用一个个反审后再修改。

1.2.5 物料禁用

因为系统中的物料,一旦有库存后,则不允许删除,对于这部分想删除不用的物料,只能采用禁用的方式。

一般物料的禁用,需要做一系列的处理,如它的库存、财务数据都需要清零或转移出去,才允许对这个物料进行禁用。物料禁用后,在其它模块中看不到这个物料,也无法查找到这个物料,但在数据表中这个物料还是存在的,它原有的数据都还在。


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